Sözleşme Yönetimi

Şirketler Sözleşme Yönetimi konusunu niye dikkate almalılar?

Çoğu zaman tedarikçiler ile anlaşma sağlanıp, sözleşme imzalandığında satınalma departmanının işlerinin bittiği düşünülmektedir. Satınalma departmanlarının sorumluluklarının merkezinde kaynak (tedarikçi) bulma stratejisi, tedarikçi seçimi, sözleşme geliştirme ve pazarlık konuları yer almaktadır. Ancak birçok zaman, sözleşme imzalandıktan sonra ‘satınalma’ kenara çekilmekte ve sürecin devamında yer almamaktadır.

Bazen söz konusu sözleşme ve takibi, bütçeden sorumlu grubun alanına devredilir; bazen ise, söz konusu sözleşme çekmeceye kaldırılır veya bilgisayarda bir yere kaydedilir ve unutulur.

Bu durumda, başarılı bir satınalma işi zayıf bir sözleşme yönetimi ile yarım kalabilir yada satınalma veya kaynak bulma süreci etkili bir sözleşme yönetimi ile iyileştirilebilir.

Bu sebeple; sözleşme yönetimi baştan uca tedarikçi bağlantı süreci içerisinde, kaynak (tedarikçi) bulma ve pazarlık aşamalarından daha kritik öneme sahiptir.

​

“Sözleşme Yönetimi”; sözleşmelerinizin ilgili tüm idari ve teknik birimlerin katılımı ve yorumları ile hazırlanmasını, ıslak imza, onay, uygulama, ek sözleşme, ihtar, iptal ve damga vergisi süreçlerinin takibini sağlar, otomatik yenileme, fesih ya da ödeme tarihi gibi kritik tarihlerde sizi bilgilendirerek olası bir ceza ile karşı karşıya kalmanızı engeller.

Sözleşme yönetimi süreci nedir ?

Sözleşme Yönetimi, Sözleşme onay ve takip mekanizmaları ile kurumun hak ve yükümlülüklerinin doğru ve zamanında yönetilmesinin takibi, olarak tanımlanabilir. 

​​

Sözleşme, hukuki sonuç doğurmak amacıyla iki veya daha çok kişinin veya kuruluşun karşılıklı ve birbirine uygun irade beyanlarıyla gerçekleşen bir işlemdir. Esas itibarı ile karşılıklı taraflar vardır ve dolayısıyla birden fazla irade açıklaması ile oluşur.

​

Sözleşme, genel manada ise bir işin gerçekleştirilmesi sürecinde görev alacak tüm tarafların bu süreçteki sorumluluk ve yetkilerinin ve diğer şartların belirlenerek, imza altına alındığı yazılı bir belgedir. Her ne kadar günümüzde, işin başlama evrağı gibi algılansa da, belirlenmiş işin her aşamasını derinden ilgilendiren bir konuma sahiptir. Dolayısıyla da sıradan bir metinden çok ötedir. Taslak metinden itibaren, uzman teknik, mali ve hukuk kadrosunca incelenmesi, itirazların vaktinde yapılması, müzakere edilecek konulara ayrı değinilmesi gerekir.

​

Ele alınan bir hizmet veya üretim yada bunların satışı için, işin başlangıcından itibaren kesin kabul yada teslim sonuna, bitimine veya feshine, hatta garanti süresini de içine alacak şekilde işleyen dinamik bir süreçtir.

​

Sözleşme yönetimi süreci nasıl işler ?

​

Bu süreci başarıyla yürütebilmek amacıyla;
- Sözleşme içeriğine temel olarak karar verilmesi, strateji oluşturulması,
- Sözleşme ile yapılan işin uyumu,
- Talep edilen organizasyonun sağlanması,
- Yetki ve sorumlulukların net olarak tanımlanması,
- Her anında denetlenebilir olması gerekmektedir.

Sözleşme Yönetimi Süreci, CİDDİ ve DİNAMİK bir süreçtir.

​

Sözleşme Yönetim Süreci, birbirleriyle bağlantılı ve sıralı dört ana unsurdan meydana gelir. Bunlar;

1. Sözleşmenin Şekillendirilmesi,

2. İşin Kazanılması,

3. Sözleşmenin Uygulanması,

4. Sözleşmenin Değerlendilmesidir,

​

Sözleşme yönetimi, başından itibaren iş teslimine kadar geçen süreyi kapsamaktadır, bu nedenle sözleşme sonlandığında, sözleşme uygulaması aşamalarında yaşanan başarı ve başarısızlıklar ile nedenlerinin, daha sonraki projelere deneyim oluşturmak adına analiz edilmesi ve değerlendirilmesi gereklidir.